Najbitniji korak pre nego što predate dokument na prevođenje jeste da se kod nadležne institucije prethodno informišete u kojoj formi ta institucija zahteva prevod.
Sudski prevodilac može garantovati samo za verodostojnost prevoda dostavljenog dokumenta, dok informaciju o potrebnom načinu dostavljanja prevoda dokumenta može pružiti samo nadležna institucija kojoj se prevod predaje.
Vrlo je važno pribaviti tačne i precizne informacije od nadležne institucije, u zemlji ili inostranstvu, o potrebnom formatu prevoda. Pravovremenim informisanjem ćete uštedeti svoje vreme i novac.
Prevod sa overom sudskog prevodioca se spaja jemstvenikom sa dokumentom koji se prevodi. Prevod može biti uvezan sa originalom, kopijom ili overenom kopijom, informacija koju Vam može dati samo nadležna institucija koja zahteva prevod, jer ona odrežuje zahtevani oblik dokumenta. Ukoliko se prevod spaja sa:
- originalom – dostavljate prevodiocu original dokumenta koji se uvezuje sa prevodom;
- kopijom – dostavljate kopiju dokumenta koji se prevodi i koja se spaja sa prevodom;
- overenom kopijom – pre dostavljanja dokumenta na prevođenje, kopiju dokumenta morate overiti kod javnog beležnika tj. notara (u tom slučaju se prevodi i notarska overa), a zatim overenu kopiju dokumenta dostavljate sudskom prevodiocu na prevođenje, a sa prevodom će biti uvezana overena kopija.
Kada je reč o Apostille pečatu (Haški pečat, za zemlje potpisnice Haške konvencije), njega ne možete dobiti kod sudskog prevodioca već isključivo u sudu koji je mesno nadležan za dokument koji se overava Apostille pečatom, a zatim se takav dokument prevodi. Prilikom donošenja dokumentacije na prevod, preporučljivo je da se prethodno raspitate kod institucije kojoj predajete overeni prevod, na koji način je potrebno overiti prevod, da li je overa apostilom potrebna na originalima, na prevodu ili na oba i da li je sa prevodom potrebno uvezati original ili kopiju.